一般電話とビジネスフォンの違いをテレ・マーカーがご説明。

2021年1月6日通信・電話

オフィスでよく見かける、ボタンが沢山付いている電話。
これがいわゆる、「ビジネスフォン」という電話機です。

会社にはこのボタンが沢山付いているビジネスフォンがあるのが、当たり前。
とそれだけの認識止まりの方も多いのではないでしょうか。

オフィス開設にあたり、「別に普通の電話でもいいのでは?」という疑問と違いをクリアにすべくご説明致します。

【目次】
① 一般電話の特徴
② ビジネスフォンの特徴
③ 一般電話とビジネスフォンの違い
④ ビジネスフォンを選ぶポイント

① 一般電話の特徴

一般電話とは、電話番号1つ(局線が1外線)、で使用するタイプの電話機器の事です。もしご家庭に電話機が何台あっても、「電話番号が1つ」なので、電話またはFAXを1台使用中であれば、他の電話機からは発釈信できず、「あくまでも1台ごとの利用」に限定されます。

この一般電話機は、家電量販店などで販売されており、一般的には「親機1台+コードレスの子機複数台」の組み合わせで販売されています。

ここまでの内容は詳しく説明するまでも無く、ご存知の方が大半だと思います。

しかし、もしこの一般家庭用電話をオフィスで利用したらどうなるでしょうか。様々な問題点がありますので、簡単にご紹介致します。

≪不便点:内線が無い≫
内線で電話を取り次ぎたい場合、一般家庭用電話では内線機能はありません。
オフィスで利用する際、内線での取り次ぎができない、といのは非常に不便だという事は想像つくと思います。
入電を保留にして、別の席に座っている社員へ内線も転送もできませんので一旦電話を切って掛けなおすなど、不便が生じます。

≪不便点:転送機能が無い≫
上記でも書きましたが、転送機能はありません。
お客様からの電話を別の席の社員へ転送する事ができませんので、電話を切って折り返すなどの対応となり、取引先様などへご迷惑をお掛けする事になります。

≪不便点:着信≫
電話番号は1つ、何台あっても1台使っていると、他の電話は発着信できない環境となります。という事は、1台電話を使っている間は「話し中」となります。
なのでその間に大切なお取引先様からの電話などが受ける事ができず、ビジネスチャンスを逃す可能性すら出てきます。

キャッチフォンを付ければいいのでは無いかという意見も聞こえてきそうですが、もしキャッチフォンを付けていても通話中にプラス1件の着信が確認できるだけであり、同時に電話を受ける事ができるわけではありませんので、お勧めはできません。

このような事由から、一般家庭用電話では無く、「ビジネスフォン(特殊な機能搭載)」を利用する事が一般的になっています。

② ビジネスフォンの特徴

ビジネスフォンとは、複数の外線と内線を共有して利用できる電話機となります。

本来、「複数の回線を制御できる」という表現をしますが、少々分かりにくくなる可能性がありますので難しいそうな単語はあまり使わずに説明させて頂きます。

複数の外線と内線の本体(主装置)と複数の電話機(子機)(端末機)で構成されていて、本体(主装置)の容量が大きいものになればなる程、子機を沢山利用する事ができる事になります。

本体+子機=ビジネスフォン ⇒ 「電話装置システム」
というイメージになります。

本体には、様々な機能システムが搭載されており、子機と連携して様々なシステムを活躍させています。

≪システム一例≫
「電話システム」「内線システム」「外線システム」「留守番電話システム」「インターフォン接続システム」など
「異なる種類の回線、ISDNやIP電話などを同一のシステムに収容」

一見、ボタンが沢山あっていつもオフィスにある電話、という認識が少し変わってきたのではないでしょうか。一般家庭用電話ではできない、特別で様々な機能を搭載しているのがビジネスフォンとなります。

③ 一般電話とビジネスフォンの違い

上記の説明で、大体の違いが分かってもらえたと思いますが 図で分かりやすくご説明します。

さっと見て頂いただけでもわかるように、一般電話には無い機能が沢山ありますが上段3つについての機能説明は下記となります。

■内線機能
本体を軸に、オフィス内の電話同士で通話を行う事が可能となります。各子機には内線番号と呼ばれる番号が振り分けられ、この番号をプッシュする事が可能となり、当然ですが内線同士の通話には料金は一切発生しません。

■保留・転送機能
発信した電話、着信した電話を、お相手と繋がったままの状態で別の電話に繋ぐ事ができます。まずは保留をして、内線番号で繋ぎたい電話機へ連絡、そして転送機能を利用する事で繋がれた子機でそのまま通話が可能というながれです。

■同時着信機能
一般家庭用電話は、先にも述べましたとおり、1番号1台の電話機を利用するので外線から着信があった場合、複数の電話機を鳴らす事ができません。ビジネスフォンの場合は、1番号につき複数の電話機を同時に着信する事ができるので大切な着信を逃す事も減りますし、担当者が席に居ない場合でも他の子機で電話に出る事が可能となります。

このように便利なビジネスフォンも問題点が無い訳でもありません。

一例をご紹介致します

・本体の維持、メンテナンスを定期的に行う必要があり、手間がかかる。

・社員が増えると子機を買い足さないといけない為、費用が発生する。

・電話線などの配線が煩雑になり整理が大変。

・外出先で電話を受ける際には転送料金が発生する。

・オフォスの移転引越などの際には、工事が必要になるので、費用が発生する。

ざっと書きましたが、確かに費用が発生する事もありマイナスに見えるかもしれませんがそんな事はありません。

・メンテナンスは手間ではありますが、ビジネスフォンは大切なお取引先様とのパイプラインですので多少の手間は飲み込んで頂きたいと思います。

・子機を増やす度に費用が発生すると言われていますが、最初の申込の内容などで調整できるので、ここもクリアになると思います。ある程度の台数を見込んで契約をするなどすると十分回避が可能となります。

・電話線が煩雑になる件については、ビジネスフォンは今のところ有線ですので少々しょうがない部分でもあるかと思います。しかしながら、最近はディスカウントショップなどでも、回線を整理するグッズなどもよく見かけますので、少し整理すれば問題ないと思います。

・外出先で電話を受けるというも、どうしてもこのサービスが必要!という場合のみなので、全般的な問題として見る必要なないように感じます。

・オフィスの引越で費用がかかる件ですが、ここはしょうがない事になるので、工事費がかかる事がネックとなりビジネスフォンを導入しない、という判断はまた違う問題になるように思います。

④ ビジネスフォンを選ぶポイント

最後にビジネスフォンを導入する際には「利用用途」「価格」「機能」など、機種やサービスも様々なので、こだわりの中から選ぶ事になります。
しかしながら、こだわりだけで判断し、選んでしまうと導入後に「イメージしていた使い方と違う」などのトラブルもよく聞くお話しです。

長く利用するビジネスフォンですので、導入の際には、担当者にしっかりと要望を伝え、カスタマイズしてもらう事が必要となります。

以上となりますが、「オフィスにあるボタンが沢山ある電話」が、「ビジネスフォン」で、機能が沢山ある電話である事をご理解いただければ幸いです。