テレ・マーカーがお伝えする、オフィスの電話って?いわゆるビジネスフォンの導入方法

2021年1月6日通信・電話

オフィスで見かけるこのような、番号以外に沢山ボタンがついている電話。
これがいわゆる「ビジネスフォン」なのですが、同じ電話なのに、自宅の電話と何が違うの?

電話回線にこの電話をつなげばいいだけじゃないの?
という、疑問にお答えしようと思います。

① ビジネスフォンと一般家庭用電話の違い
② ビジネスフォンのメリット
③ ビジネスフォンの導入方法
④ ビジネスフォン導入には専門業者が一般的

① ビジネスフォンと一般家庭用電話の違い

一般家庭用電話では1つの電話回線に対し、1台の電話機を利用して通話するのが一般的ですが、ビジネスフォンは同じ番号で、同時に複数の人間が通話する事ができるほか、受けた電話を別の部署へ内線という機能を利用して転送したり、通話録音など、ビジネスシーンで必要な機能を沢山掲載されている電話であり、OA機器となります。
一般家庭用電話と違って、主装置という機器で制御する事で様々な機能を実現しています。

機能について一部ご紹介します。

(1) 内線電話

企業内の担当者同士で通話することができる機能です。
社内で違うフロアや違う階にいる担当者へも内線機能を使い、簡単に通話ができ通話料も発生しません。

(2) 保留、転送
外線でかかってきた電話を、社内の違う電話機に転送ができる機能です。
かかってきた電話の担当者が不在だった場合も、再度別の担当者に繋ぐ事もできます。一度切ってかけなおす事や、電話を頂いた方に再度電話をしてもらう手間もなく対応する事ができます。

そのような事から一般家庭用電話と違って、機器代金も高く、設置に関しても専門の設置工事が必要となります。 ということから、電話回線にビジネスフォンを繋げばいいだけ、いう概念は無くなりますね。

② ビジネスフォン導入のメリット

ではビジネスフォンを導入メリットについて項目別にご説明致します。

(1)通信コスト削減

一般家庭用電話ですと誰かが電話を利用していると、他の電話を受ける事はできませんが、ビジネスフォンですと主装置によって、電話機を制御する事により、複数の電話番号を1つの電話機で受信する事が可能になります。
また一般家庭用電話には掲載されていない、「内線機能」がありますので社内間の通話は無料となりコストの削減となります。
今後クラウドPBXなどを導入する事により、スマートフォンを内線化する事もできるようになる為、さらにコスト削減が見込めます。

(2)業務効率向上

ビジネスフォンを利用する事により、1つのシステムで同時通話が可能となり、同じ電話番号に複数の方から電話があったとしても、受信する事が可能です。

一般家庭用電話だと、話し中になりますよね。
なので、電話を発信した方はまた時間をおいて発信しなおすという手間があります。ビジネスフォンの場合はそのような事が無く、1番号を複数台で受信する事が可能なので話し中になる事もなく、大切な電話の受け逃すというリスク回避にもなります。

(3)セキュリティ強化

例えばですが、FAX送信の際に宛先の番号を間違って押してしまい、重要な文書が第三者に渡ってしまった場合、情報漏洩など深刻な信用問題に発展してしまうケースもあります。
このような事に対し、ビジネスフォンによっては、FAX誤送信を防ぐ為の防止機能を掲載している機器もあり、企業の情報セキュリティ対策強化に貢献します。

近年はサイバー攻撃に対してもビジネスフォンで不正アクセスを阻止したり、不審者からの電話をつながないようにする機能を掲載している製品も発売されています。
ビジネスフォンを活用して、情報セキュリティを強化する事も可能になっています。

③ ビジネスフォンの導入方法?

ではこのビジネスフォン、どこで買えばいいのでしょうか。
まずは「町の電気屋さん」や「家電量販店」が浮かんでしまうところですが、そのようお店では購入できません。
ビジネスフォンにおいては、専門の会社にお願いする事になります。

また導入においてのパターンがいくつかありますのでご紹介します。

(購入)
ビジネスフォンを一括で購入する方法です。
一括で購入するメリットとしては、次に説明するリースやレンタルに比べると、支払総額が安くなる事です。
リースやレンタルを利用するには各種手数料等の支払いが発生しますが、一括の場合はそのような手数料が不要となるため、長期的にみると一番コストを抑える事が可能となります。

また、角度を変えて考えると、ビジネスフォンは高額な商品ですので、一時的にキャッシュアウトが発生します。

開業したての企業など手持ちの資金が少ない場合は大きなリスクとなります。
またビジネスフォンは試算として管理するため、減価償却や固定資産の管理などの手間が増える事になります。

(リース)

リースとは「リース会社」が、顧客の希望する機器を購入し、その機器を顧客に向けて長期間貸し出しする取引のことです。
一定期間利用することを条件として、「初期費用」を支払わず、月額料金とリース手数料を支払う事でビジネスフォンを導入する事になります。

一括購入のようにキャッシュアウトが一時的に多くなる事もなく、リース料に関しては、全額経費として計上が可能なため、減価償却や固定資産管理や処理も不要になります。

その一方で、リース料には機器本体の代金のほかに、リース会社への手数料が含まれる為、毎月の費用は抑える事は可能ですが、長期的にみると一括購入よりは支払い総額が高くなります。
またリース期間中はもし機器が不要になっても、原則中途解約ができないので、予め将来的な利用目的や性能を掲載したビジネスフォンの購入が不可欠ともいえます。

(レンタル)

レンタルとは、レンタル会社が保有している機器の貸し出しを行う取引の事です。
リースでは顧客が希望する機器をリース会社が新規で購入して貸し出すのですが、レンタルでは、レンタル会社が保有している機器を貸し出すというスタイルになります。この場合、リースとは異なって中途解約も可能な場合が多くなります。
また、レンタルでは中途解約可能が大半で、リスクがある事からリース料金よりもレンタル料金の方が高く設定されており支払い総額がリースに比べ割高になります。

④ ビジネスフォン導入には専門業者が一般的

このように、ビジネスフォンは主装置の制御により、内線や外線の交換機能で、企業の業務をサポートする多彩な機能が搭載されています。
それらを使いこなすには、様々な設定が必要になっており、メーカーや機種によって設定や操作方法が違います。 説明書を読んだだけでは必要な機能を理解し、有効化することは簡単ではありません。

またメーカーによっては、細かい設定方法は取り扱い業者のみに説明されている場合もあります。

このようなことから、ビジネスフォンの導入は専門業者に依頼するのが
一般的であります。

ビジネスフォンと一般家庭用電話との違いや、導入方法についてご説明してみました。ビジネスフォンにおいては一般家庭用電話とは異なって、様々な機能が搭載されておりビジネスシーンでは業務の潤滑油になっています。
また導入パターンも様々であり、高額なものですので、事業計画や用途に合わせた導入方法を検討する必要があります。
専門業者へ事前にリサーチなどを行い、導入の流れから支払い方法や手数料をよく理解して進めると導入がスムーズになります。

快適なオフィス環境をお手伝いができれば幸いです。