オフィス通信機器をあっちこっちに依頼しないといけない。。。テレ・マーカーがお伝えする解決策!

2021年1月6日通信・電話

起業をしてオフィスを構えるとなると、通信機器を導入する必要があります。電話やパソコンなどをはじめさまざまなオフィス通信機器が必要となるため、あちこちに工事や設置、構築などを依頼しなくてはなりません。しかし起業時には何かとやることが多く、通信機器の依頼にまで手が回らないというケースも多いのではないでしょうか。そこでこちらでは、オフィス通信機器をあちこちに依頼しなくてはならないことに関しての解決策をご紹介していきます。

起業をするには「オフィス通信機器」も必須

オフィス通信機器をあっちこっちに依頼しないといけない。。。事の解決策!

独立、起業をして、これから自分の会社を構えたいと考えている方もいらっしゃると思います。

どのような事業で独立、開業するかということは決まっていても、実際に何から手を付けて良いか分からないという方も意外と多いのではないでしょうか。

起業時には、しなくてはならない準備が思いのほかたくさんあるものです。

どのような事業を行い会社のコンセプトをどうするかということが固まったら、まずは会社のオフィスとなる物件を借りる必要があります。

そして、手間がかかり頭を悩ませがちなのが、「オフィス通信機器」の導入です。現代のオフィスには電話のみならず、インターネットに接続できる環境も必須。モバイル機器などを使用する機会が多い場合、Wi-Fiなども導入しておきたいところです。各種オフィス機器を取り扱う業者にそれぞれ依頼をすると意外と煩わしいですし、日程の調整なども面倒だということを考えると、準備開始前から憂鬱になってしまう方も多いかもしれませんね。

起業するのが会社ではなく飲食店やショップなどである場合にも、ある程度のオフィス通信機器は必要となります。最低限どのオフィス機器が必要かをピックアップしておきましょう。

さらに、実際に仕事を行うための「オフィス家具」も必要に。会社の規模や従業員数に合わせてオフィス家具を導入しましょう。オフィス家具を選ぶ際には、パソコンは何台必要なのかといったことや、配線に関することなど、オフィス通信機器との相性も視野に入れておくことが大事です。

起業に必要なオフィス通信機器は?

オフィス通信機器をあっちこっちに依頼しないといけない。。。事の解決策!

起業時にはオフィス家具だけでなくオフィス通信機器の導入も必須だということがお分かりいただけたと思います。しかし、具体的にどのようなオフィス通信機器が必要なのか分からないという方も多いのではないでしょうか。

起業時には、次のような通信機器やシステムなどが必要になります。

・電話

オフィスで使う電話機には、大きく分けて一般的な電話機、ビジネスフォンの2種類があります。

ビジネスフォンとは、複数の外線、内線を共有することができる電話機。ほかの人に電話を取り次ぎたい場合などは、ほかの電話機に転送することが可能なためわざわざ移動する必要がありません。また、複数の電話を同時に使用することも可能です。社内の連絡は内線で行うことができます。

小規模オフィスの場合には一般的な電話機でも問題ありませんが、ある程度の規模のオフィスの場合にはビジネスフォンの導入を検討しても良いでしょう。

・FAX

電話回線など、通信回線を使って画像を遠隔地に送信することができる機器、仕組み。取引先からFAXで書類を送信するように言われるケースなどもあるため、起業時には導入した方が何かと便利でしょう。

また、最近ではFAXの回線や機器などが必要ない「インターネットFAX」などもあります。

・複合機

コピー機、FAX、スキャナーなどの機能を兼ね備えています。最近の複合機はパソコンとデータをやり取りできるものなどもあり、オフィスには欠かせない存在。

FAX、プリンターなどを個別に用意する必要がないため、オフィスの省スペース化にも一役買ってくれます。

・パソコン

どのようなオフィスでも、パソコンは必須と言えるでしょう。オフィスだけでなく、飲食店やショップなどを起業する場合であっても、今やパソコンの導入は必須と言えます。それに伴い、インターネットの開通やプロバイダの選択、LANの構築、初期設定なども必要となります。

・Wi-Fi

パソコンやスマートフォン、タブレットを無線でインターネットに接続することができます。

個人で起業する場合や少人数のオフィスの場合には家庭用でも問題ない可能性がありますが、たくさんの機器を接続する場合には法人向けのWi-Fiを契約する必要があるでしょう。

オフィス通信機器の依頼先は?

オフィス通信機器をあっちこっちに依頼しないといけない。。。事の解決策!

起業時に、どのようなオフィス通信機器が必要かについてお分かり頂けたのではないでしょうか。

(起業する業務の内容によっては、そのほかにもオフィス通信機器が必要となる場合もあります)

しかし、これらのオフィス通信機器を導入するにはどうしたらいいか、どこに依頼をすればいいのか分からないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

一般的な依頼先を、一つずつ見ていきましょう。

・電話

NTTやその他の業者に依頼をし、電話回線工事を行います。

ビジネスフォンを導入する場合には、何台必要か、回線の数はどうするかなども考えておく必要があります。ビジネスフォンを導入するには比較的高額の費用がかかるため、コストを抑えたい場合は中古のビジネスフォンを扱っている業者を探しましょう。

ビジネスフォンではなく一般的な電話を導入する場合、電話線を引くことなく使用できるIP電話(ひかり電話など)を利用するのも一つの方法。IP電話はインターネットとセットでの申し込みとなるため、ネット回線と電話を同時に申し込むことができる点もメリット。通話料も格安です。

・FAX

電話の番号とFAXの番号を別にしたい場合、新たにFAXの電話番号が必要になります。NTTのオプションで回線を増やすことが可能です。

また、インターネットFAXを利用したい場合には、各インターネットFAXのサイトから申し込みを行います。最近では多くのインターネットFAXのサービスがあるため、よく比較検討することが大事です。月に送れる件数が決まっていることもあるため注意しましょう。

・複合機

複合機を導入するには、OA機器のメーカーに依頼をする、リースやレンタルを手配するなどという方法があります。

あまりコピーやFAXなどを使わないという場合や個人で起業するような場合には、数万円程度のものを家電量販店などで購入しても良いでしょう。

・パソコン

パソコンは家電量販店などで購入するか、法人向けのものを扱う業者で購入します。

NTTの法人向け回線のサービスなどに申し込みをし、インターネット環境を整えましょう。個人で起業をする場合には、一般家庭用でも問題ないと言えます。

また、LANの配線工事に関しては専門の業者に依頼をする必要があります。

・Wi-Fi

NTTや通信機器を取り扱う業者へ依頼をします。自分でLANポートへルータを接続して使用する場合には、家電量販店などで市販のルータを購入して設置しましょう。

オフィス通信機器をあちこちに依頼しなくてはいけない状況を解決するには?

オフィス通信機器をあっちこっちに依頼しないといけない。。。事の解決策!

先ほど見て頂いた通り、オフィス通信機器を導入するためには実にあちこちに設置やレンタル、工事などを依頼しなくてはなりません。起業準備で忙しい時にたくさんの業者とやり取りするのは煩わしいですし、手続きをうっかり忘れてしまう、失敗してしまうなどということも起こりがちです。

オフィス通信機器をあちこちに依頼しなくてはならないという問題を解決するためには

・オフィス通信機器をまとめて扱っている業者に依頼をする

・起業をサポートしてくれる業者に依頼をする

・複合機やパソコン、ビジネスフォンなどをパックでリースすることができる業者に依頼をする

などがおすすめです。

オフィス通信機器をバラバラで購入、リースするとかなりの費用がかかってしまいますが、パックでリースすることでコストダウンにもつながり、さまざまな業者へ依頼をしなくてはならないというわずらわしさも解消。まさに、一石二鳥と言えるでしょう。

パックでリースする場合には、利用を決める前にパックに含まれるパソコンや電話の台数などを事前にしっかり把握し、事業の規模に合ったものを選ぶようにしましょう。

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